حتما برای شما هم پیش آمده است اصطلاح « عطف به نامه شماره » را بشنوید یا مشاهده کرده باشید و از معنی دقیق آن مطلع نباشید، در این مطلب معنی دقیق این کلمه را مرور میکنیم (عطف به نامه شماره یعنی چه ?).
Table of contents
عطف به نامه شماره
عطف به نامه شماره … به معنی “در ارتباط با نامه شماره …” یا “با اشاره به نامه شماره …” است. این عبارت در نامه نگاری اداری برای اشاره به نامه ای قبلی که بین دو یا چند نفر رد و بدل شده است، استفاده می‌گردد.
کاربرد عطف به نامه شماره:
- ایجاد نظم در مکاتبات: استفاده از عبارت “عطف به نامه شماره …” به نظم دهی مکاتبات اداری کمک می کند و باعث می شود تا مخاطب به راحتی سوابق مکاتبات قبلی را پیدا کند.
- ارجاع به نامه قبلی: معمولاً در ابتدای نامه جدید، بعد از سلام و احوالپرسی، از عبارت “عطف به نامه شماره …” استفاده می شود تا موضوع نامه جدید به طور واضح مشخص شود.
- جلوگیری از تکرار: با استفاده از این عبارت، نیازی به تکرار اطلاعات نامه قبلی در نامه جدید نیست.
مثال عطف به نامه شماره:
فرض کنید که شما در تاریخ 15 بهمن 1402 نامه ای به اداره ای ارسال کرده اید و شماره آن نامه 123456 است. در تاریخ 25 بهمن 1402 قصد دارید نامه ای دیگر به همان اداره ارسال کنید و در ادامه موضوع نامه قبلی صحبت کنید. در ابتدای نامه جدید می توانید از عبارت “عطف به نامه شماره 123456 مورخ 15 بهمن 1402” استفاده کنید.
نکات مهم:
- بعد از عبارت “عطف به نامه شماره …” باید شماره نامه قبلی و تاریخ آن درج شود.
- اگر به چند نامه قبلی اشاره می کنید، می توانید از عبارت “عطف به نامه های شماره …” استفاده کنید و شماره نامه ها را به ترتیب ذکر کنید.
- درج تاریخ نامه قبلی اختیاری است، اما به نظم دهی مکاتبات کمک می کند.
موارد مشابه:
- پیرو: عبارت “پیرو” نیز برای اشاره به نامه قبلی استفاده می شود، اما بیشتر برای پیگیری موضوع نامه قبلی به کار می رود.
- بازگشت: عبارت “بازگشت” برای پاسخ به نامه ای که از طرف مخاطب دریافت شده است، به کار می رود.
بازگشت به نامه یعنی چه ?
در نگارش نامه‌های بازگشت، از اصطلاحات و عبارات مشخصی استفاده می‌شود که به شرح زیر هستند:
- بازگشت به نامه شماره … به تاریخ …: این عبارت در ابتدای نامه و به منظور اشاره به نامه‌ای که در حال پاسخ به آن هستید، درج می‌شود.
- در پاسخ به نامه شماره … به تاریخ …: این عبارت نیز مشابه عبارت قبلی، برای اشاره به نامه ارسالی به کار می‌رود.
- جوابیه نامه شماره…. به تاریخ…: این عبارت نیز به منظور ارجاع به نامه ارسالی و ارائه پاسخ به آن استفاده می‌شود.
عبارت “بازگشت به نامه” در نامه نگاری اداری، به دو معنی کلی به کار می‌رود:
۱. پاسخ به نامه:
زمانی که شما نامه‌ای دریافت می‌کنید و قصد دارید به آن پاسخ دهید، در ابتدای نامه جدید خود از عبارت “بازگشت به نامه” استفاده می‌کنید. به این ترتیب، مشخص می‌شود که نامه شما در پاسخ به نامه‌ای است که قبلاً دریافت کرده‌اید.
۲. ارجاع به نامه:
در برخی موارد، ممکن است لازم باشد در نامه خود به نامه‌ای دیگر ارجاع دهید، بدون اینکه به طور کامل به آن پاسخ دهید. در این حالت نیز می‌توانید از عبارت “بازگشت به نامه” استفاده کنید.
در هر دو مورد، عبارت “بازگشت به نامه” باید به دنبال آن، اطلاعات مربوط به نامه‌ای که به آن ارجاع داده می‌شود، مانند شماره، تاریخ و موضوع نامه، درج شود.
نکات مهم:
- عبارت “بازگشت به نامه” معمولاً در ابتدای نامه، بعد از سلام و احوالپرسی، درج می‌شود.
- اگر به چندین نامه ارجاع می‌دهید، می‌توانید از عباراتی مانند “بازگشت به نامه‌های” یا “با عنایت به نامه‌های” استفاده کنید.
- درج اطلاعات دقیق مربوط به نامه‌های مورد ارجاع، ضروری است تا مخاطب به راحتی بتواند آنها را پیدا کند.
مثال:
بازگشت به نامه شماره 1234 مورخ 1402/02/25
با سلام و احترام،
در پاسخ به نامه شماره 1234 مورخ 1402/02/25، به استحضار می‌رساند…
پیرو نامه یعنی چه ?
پیرو در نامه نگاری اداری زمانی استفاده می شود که قبلاً نامه ای صادر شده یا مذاکراتی انجام شده باشد. در این حالت، نامه جدید با هدف پیگیری نامه یا مذاکرات قبلی یا برای اعلام اطلاعات یا اسناد تکمیلی نوشته می شود.
به عبارت دیگر، نامه پیرو به دنبال نامه ای دیگر ارسال می شود و به آن موضوع مرتبط است.
نکاتی در مورد استفاده از عبارت “پیرو” در نامه نگاری:
- در ابتدای نامه: عبارت “پیرو” را می توانید در ابتدای نامه و قبل از متن اصلی نامه بنویسید.
- ذکر موضوع: پس از عبارت “پیرو” موضوع نامه قبلی یا مذاکرات انجام شده را به طور خلاصه ذکر کنید.
- شماره نامه: شماره نامه قبلی را نیز درج کنید.
- تاریخ نامه: تاریخ نامه قبلی را نیز درج کنید.
- هدف از نامه: هدف از نوشتن نامه جدید را به طور واضح بیان کنید.
مثالی از عبارت “پیرو” در نامه نگاری:
پیرو نامه شماره 1234 مورخ 1402/02/20
در این نامه، موضوع نامه به طور خلاصه ذکر شده و شماره و تاریخ نامه قبلی نیز درج شده است.
عبارات جایگزین برای “پیرو”:
- در تعقیب
- پیرو مذاکرات مورخ…
- پیرو مکاتبات قبلی
- در خصوص…
استفاده از عبارت “پیرو” چه مزایایی دارد؟
- به خواننده نامه کمک می کند تا موضوع نامه را به سرعت متوجه شود.
- ارتباط بین نامه های مختلف را مشخص می کند.
- به نظم و انسجام نامه نگاری کمک می کند.
تفاوت عطف به نامه و بازگشت به نامه
- عطف به نامه برای اشاره به نامه‌ای که قبلاً فرستاده شده است استفاده می‌شود، اما بازگشت به نامه برای اشاره به نامه‌ای که دریافت شده است استفاده می‌شود.
- عطف به نامه بیشتر در نامه‌هایی با مضمون هماهنگی و اطلاع رسانی، استفاده می‌شود، اما بازگشت به نامه بیشتر در نامه‌هایی با مضمون پاسخ به درخواست یا دستور، استفاده می‌شود.
مثال:
فرض کنید شما در تاریخ 15 بهمن 1402 نامه‌ای به اداره مهاجرت برای درخواست ویزا ارسال کرده‌اید. در تاریخ 25 بهمن 1402، اداره مهاجرت نامه‌ای به شما ارسال می‌کند و از شما می‌خواهد تا مدارک تکمیلی ارائه دهید. شما در تاریخ 1 اسفند 1402 نامه‌ای به اداره مهاجرت ارسال می‌کنید و مدارک تکمیلی را ارائه می‌دهید.
در ابتدای نامه‌ای که در تاریخ 1 اسفند 1402 ارسال می‌کنید، می‌توانید از یکی از عبارات زیر استفاده کنید:
- عطف به نامه شماره 1234 مورخ 15 بهمن 1402
- بازگشت به نامه شماره 5678 مورخ 25 بهمن 1402
هر دو عبارت صحیح هستند، اما عبارت “بازگشت به نامه” مناسب‌تر است زیرا نامه شما در پاسخ به نامه‌ای است که از اداره مهاجرت دریافت کرده‌اید.
موارد پیشنهادی
عطف به نامه شماره یعنی چه ?