در این صفحه ابتدا اصول و اجزاء یک صورتجلسه استاندارد را توضیح میدهیم سپس فایل چندین متن آماده صورتجلسه برای دانلود رایگاه قرار داده شده است.
Table of contents
اصول نوشتن صورتجلسه
صورتجلسه، گزارش مکتوبی از اتفاقات و تصمیمات یک جلسه است.
صورتجلسه‌ها معمولاً شامل موارد زیر هستند:
- تاریخ و محل برگزاری جلسه
- عنوان جلسه
- اسامی حاضران و غایبان
- خلاصه مذاکرات
- تصمیمات اتخاذ شده
- امضای شرکت کنندگان
نحوه نوشتن صورتجلسه اهمیت زیادی دارد.
- صورتجلسه باید به‌طور دقیق و شفاف نوشته شود.
- باید شامل تمام اطلاعات ضروری باشد.
- باید از زبانی رسمی و بی‌طرف استفاده شود.
نوشتن صورتجلسه مزایای زیادی دارد.
- باعث می‌شود که تصمیمات جلسه به‌طور دقیق ثبت شوند.
- باعث می‌شود که افراد نسبت به تصمیمات جلسه احساس تعهد بیشتری داشته باشند.
- می‌تواند به‌عنوان مدرکی برای پیگیری تصمیمات جلسه استفاده شود.
تاریخ، ساعت برگزاری و مکان جلسه
در هر صورتجلسه‌ای، اولین و یکی از مهم‌ترین اطلاعاتی که باید ثبت شود، تاریخ، ساعت برگزاری و مکان جلسه است. این اطلاعات باید در ابتدای صورتجلسه یا سربرگ آن درج شود تا در صورت نیاز به مراجعه به آن، به راحتی قابل دسترس باشد.
عنوان جلسه: کلید فهم محتوا
عنوان جلسه، اولین چیزی است که افراد هنگام مطالعه یک صورتجلسه با آن مواجه می‌شوند. این عنوان، در واقع، خلاصه‌ای از موضوع اصلی جلسه را ارائه می‌دهد و به افراد کمک می‌کند تا درک بهتری از محتوای صورتجلسه داشته باشند.
عنوان جلسه باید مختصر و گویا باشد و ماهیت اصلی جلسه را به‌طور واضح بیان کند. همچنین، باید به‌گونه‌ای انتخاب شود که برای همه افراد حاضر در جلسه قابل فهم باشد.
مشخصات حاضرین در جلسه
در صورتجلسه‌های رسمی، مشخصات شرکت‌کنندگان جلسه به دو دسته تقسیم می‌شود:
- مشخصات فردی: شامل نام و نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل صدور، کد ملی، و پست سازمانی.
- مشخصات سمتی: شامل سمت هر شرکت‌کننده در جلسه، مانند رئیس جلسه، ناظر جلسه، و منشی جلسه.
در صورتجلسه‌های عادی، معمولاً فقط مشخصات فردی شرکت‌کنندگان ذکر می‌شود. اما در صورتجلسه‌های رسمی‌تر، مانند جلسات بین سازمانی یا شرکت‌ها، علاوه بر مشخصات فردی، مشخصات سمتی شرکت‌کنندگان نیز باید ذکر شود.
در صورتجلسه‌های رسمی، همچنین باید مشخص شود که هر شرکت‌کننده به نمایندگی از چه سازمان یا واحدی در جلسه حضور داشته است.
مشخصات غایبین در جلسه
نوشتن مشخصات غایبان جلسه الزامی نیست، اما می‌تواند مفید باشد. با ذکر مشخصات غایبان، مشخص می‌شود که چه افرادی به جلسه دعوت شده بودند اما حضور نیافتند. این امر می‌تواند از احتمال شکایت و مخالفت با مصوبات جلسه در آینده بکاهد.
مصوبات جلسه
خلاصه تصمیمات گرفته شده در جلسه
مصوبات جلسه، بخش اصلی آن است. این بخش شامل خلاصه تصمیمات گرفته شده در جلسه است. تصمیمات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- تعیین اهداف
- تعیین برنامه‌ها
- تعیین بودجه
- تعیین مسئولیت‌ها
- تعیین مهلت‌ها
امضای شرکت‌کنندگان
امضای شرکت‌کنندگان، اعتبار مصوبات را تضمین می‌کند. شرکت‌کنندگان با امضای خود، موافقت خود را با تصمیمات گرفته شده اعلام می‌کنند.
معمولاً، در جلسه، نسخه دستنویس صورتجلسه امضا می‌شود. پس از جلسه، نسخه تایپی و کامل صورتجلسه به دست همه می‌رسد تا آن را امضا کنند.
الگوی 5WH چیست ؟
برای ثبت دقیق و با جزئیات مصوبات در صورتجلسه می‌توانید از پنج پرسش زیر که به الگوی 5WH معروف هستند استفاده کنید:
- What: چیستی موضوع مصوبه
- Why: دلایل و ضرورت مصوبه
- Where: محل اجرای مصوبه
- When: زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه
- Who: مسئول اجرای مصوبه
- How: فرآیند دقیق انجام مصوبه
دانلود رایگان فرم خام صورتجلسه اداری
- صورتجلسه افزایش سرمایه
- صورتجلسه تبدیل سهام با نام به بی نام
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه برای انتخاب مدیران و بازرسین
- مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده
- صورتجلسه هیات مدیره در خصوص تعیین سمت
- نمونه صورتجلسه تغییر محل در شرکت های سهامی خاص
- صورتجلسه تغییر نام در شرکتهای سهامی خاص
- صورتجلسه تغییر موضوع در شرکت های سهامی خاص
- مجمع عمومی فوق العاده در خصوص نقل و انتقال سهام
- مجمع عمومی فوق العاده در خصوص کاهش سرمایه اختیاری
- و انواع صورتجلسه های دیگر…
جهت دانلود بر روی دکمه های زیر کلیک کنید:
چه کسی صورتجلسه را مینویسد ؟
دبیر جلسه مسئول نوشتن صورت جلسه است، اما رئیس جلسه مسئول صحت محتوای آن است. بنابراین، دبیر جلسه باید قبل از امضای صورت جلسه توسط شرکت‌کنندگان، آن را برای تائید رئیس جلسه ارائه دهد.